Държавна агенция „Архиви“ и дипломатическите документи на България

Държавна агенция „Архиви“ пази в Централния държавен архив фонд 176К на Министерството на външните работи и изповеданията. В него е преписката на българските легации и консулства в чужбина с централата в София (Портал на Европейската инфраструктура за изследване на Холокоста (EHRI)). Целият масив на държавните архиви е дълъг 95,5 линейни километра (Еврофондове, ОП „Добро управление“). През 2022 г. от него е бил дигитализиран едва около един процент (БНТ Новини).

Фондът на външното министерство в Централния държавен архив

Описанието на фонда обхваща много теми. Сред тях са търговските връзки, докладите за стопанското и политическото положение в отделни държави и българските земеделски работници в чужбина (Портал на Европейската инфраструктура за изследване на Холокоста (EHRI)). Има и преписка за отношенията с Германия, за визовия режим, включително за транзитните визи на чужденци и евреи, и за издирването на български граждани зад граница. Отделна група са молбите на близки на загиналите при потъването на кораба „Струма“.

Буквата „К“ след номера има значение. В правилата за цитиране на агенцията тя обозначава учрежденските и личните фондове отпреди 1944 г. (Държавна агенция „Архиви“). От двете описания правим извода, че фонд 176К обхваща дипломатическата служба отпреди 1944 г. Документите на министерството след 1944 г. следва да се търсят под други номера (Портал на Европейската инфраструктура за изследване на Холокоста (EHRI)).

Документите в този фонд са на български, френски, немски и италиански език (Портал на Европейската инфраструктура за изследване на Холокоста (EHRI)). Копия на подбрани документи пази и Мемориалният музей на Холокоста в САЩ. Част от тази преписка засяга и темата на пътуващата изложба „Силата на гражданското общество“, посветена на съдбата на българските евреи.

Колко от фондовете на Държавна агенция „Архиви“ са дигитализирани

Хартиените документи се сканират от 2008 г. От 2012 г. цифровият архив се натрупва в Информационната система на държавните архиви (ИСДА) (Еврофондове, ОП „Добро управление“). Сканираната част остава малка, а основната пречка е липсата на пари (БНТ Новини).

Около 80% от бюджета на агенцията отива за заплати (БНТ Новини). През 2022 г. в София тя разполага с два книжни скенера и четири фотостанции. Още два скенера и три станции чакат пари от Плана за възстановяване. Сумата първо е около 1 млн. и 700 хил. лв., а после е намалена до около 1 млн. и половина.

Търсенето обаче вече е предимно онлайн. От 118 279 потребители 114 291 ползват електронните услуги, а 3988 идват лично в читалня (Еврофондове, ОП „Добро управление“). По наше изчисление по данни на ОП „Добро управление“ онлайн потребителите са около 96,6%. Интересът към цифровия достъп е много по-голям от сканираната част на фондовете.

Пътят на документа от министерството до архива

Институциите пазят документите си 20 години, преди да ги предадат на държавен архив (БНТ Новини). Затова най-новите документи в държавните архиви са на около две десетилетия. Преписката на дипломатическите мисии стига до изследователите със същото закъснение.

Ценните електронни документи вече се предават през Системата за е-архивиране (Еврофондове, ОП „Добро управление“). Институцията се регистрира в нея, подписва документите електронно и получава известия по имейл как върви обработката им. Редът за ползване на документите е уреден в Закона за Националния архивен фонд, в наредбата към него и в правилата на агенцията от 2017 г. (Държавна агенция „Архиви“).

Микрофилм, дигитално копие и застрахователен фонд

С техническата страна на работата се занимава дирекция „Дигитализация, реставрация, консервация и микрофилмиране“. Тя сканира документите, проверява качеството на цифровите обекти и попълва цифровия архив в ИСДА (Държавна агенция „Архиви“). Дирекцията планира и микрофилмирането, което служи едновременно за застрахователния фонд и за достъпа на читателите. Реставрационните и консервационните работилници също работят по нейни указания.

Цифровото копие също трябва да се пази. През 2022 г. агенцията държи резервно копие на цялото си цифрово съдържание на отделно място и подготвя облачно съхранение (БНТ Новини). Освен документите на хартия има около 2000 аудиовизуални записи от магнитни ленти, грамофонни плочи, негативи, диапозитиви и стъклени плаки (Еврофондове, ОП „Добро управление“).

Как да потърсите дипломатически документ в архива

1. Започнете от ИСДА. Описанията на 29 държавни архива се преглеждат свободно, част от цифровите копия също са видими онлайн, а от аудиовизуалните записи се показват откъси от 10 до 15 секунди (Еврофондове, ОП „Добро управление“). Профилът на Държавна агенция „Архиви“ на нашия сайт описва и останалите ѝ звена.
2. Вземете читателска карта. Тя е за 1, 6 или 12 месеца в рамките на календарната година, важи за читалните на всички архиви на агенцията и може да се поиска по електронен път (Държавна агенция „Архиви“). Посочената през 2024 г. такса е 15 лв. годишно, а действащите тарифи са публикувани в „Държавен вестник“.
3. Планирайте времето. Архивните документи се предоставят до 5 работни дни след заявката, а микрофилмите до 2 работни дни. Читалните работят от понеделник до петък, от 9:00 до 17:30 ч..
4. Цитирайте точно. Записът включва фонд, опис, архивна единица и лист, а копията от чужди хранилища се цитират като регистрирани в Централния държавен архив. Публикуването на изображения от документите става само с разрешение на архива.

Мнозина бъркат описанието със самия документ. Щом единицата е описана в ИСДА, това още не значи, че е сканирана (Еврофондове, ОП „Добро управление“, БНТ Новини). Достъпът може и временно да бъде ограничен, ако документът в момента се сканира, микрофилмира, реставрира или е в изложба (Държавна агенция „Архиви“). Ограничение има и за документите от регистъра на особено ценните. Директорът може да направи изключение, ако получи мотивирано писмено искане.

Как дигитализира дипломатическия си архив Италия

През юли 2026 г. италианското външно министерство започна пилотна дигитализация на своя Исторически дипломатически архив (ANSA). Ще бъдат сканирани над 560 линейни метра от около 33 линейни километра документи. Сред избраните колекции са тези за италианските общности в чужбина и за Мирната конференция от 1918–1922 г.. Част от материалите ще бъдат публикувани на отделен портал.

По наше изчисление по данни на ANSA пилотният проект обхваща около 1,7% от италианския дипломатически архив (ANSA). Това е от същия порядък като българските държавни архиви през 2022 г. (БНТ Новини). Сканира се малка част, затова е важно кои фондове ще бъдат избрани първи. За изследователите на българските общности, описани в регистъра на българските културни организации в чужбина, много важна е преписката на легациите за българите зад граница.

Въпроси и отговори

Може ли фонд 176К да се разгледа изцяло онлайн? Описанията на фондовете в ИСДА са свободно достъпни, а от цифровите копия онлайн е само част (Еврофондове, ОП „Добро управление“). Дали дадена архивна единица е сканирана, проверете в системата. Оригиналите се поръчват в читалнята (Държавна агенция „Архиви“).

Какво означава буквата „К“ в номера на фонда? С „К“ се отбелязват учрежденските и личните фондове отпреди 1944 г. (Държавна агенция „Архиви“).

Защо документите от последните години ги няма в архива? Институциите пазят документите си 20 години, преди да ги предадат на държавен архив (БНТ Новини).